マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門

 

「やることがありすぎてわからない。」
「やることは山程あるんだけど、何から手を付けていいかわからない。」
「ToDoリストを作っているが、リストの消込が進まない。」
これ、全部ボクの状況です。

今まで、やることを
・カードに書いてみたり、
・ToDoリストのアプリを使ってみたり
いろいろしたけど、どうもイマイチ。
ようやくタスク管理のスタート地点にたどりつきました。

ポイントは本書、
『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』
の通り

・公私とわずやることを全部書き出す
・大きなものは細分化する
・日付をつける

です。

【重要ポイント・エッセンス】
①まず気になることを、分類せずに一箇所(インボックス)に全部書き出す。数日かかってもよい。
②やらないことを消す
③細かく砕く(大きなものを細部化する)
④2分で終わることはすぐやる
⑤他人に任す。任したものはウオッチして確認する。
⑥タスクの時間を見積もってどんなとき(時間・場所)にやるか考える

★タスク管理とTODOリストの違い
今までTODOリストは散々作ってきたけど、進まなかったのは、TODOとタスクの違いを理解していなかったことに原因がありました。

・TODOリスト
→やるべき作業。ただし時間は決まっていない。大きさも不明確。やるべきことのおおまかなタイトル。

・タスク
→決められた日にやりきらねばならない作業。内容も大きさも明確。

TODOのままだと、例えば企画書を作成する、としか書いてなくて、
何を
どの順番で、
いつまでにやるのか
がわからず、Powerpointを起動させても何もかけず、そのままになってしまっていました。

タスクにすると
1.企画の周辺情報の調査
2.企画書で伝えることをアナログで書き出す
3.企画書の構成を考える
4.企画書を作成する
といったように細分化されます。

さらに、それぞれの所要時間を見積もり、締切にあわせて時間を設定していくのがタスク管理なのです。

タスク管理をするべき理由は、
・いつやるか?
・何をやるか?
が明確になることにあります。

やるべきことをすべて書き出して、整理する=インボックスをカラにすれば、「今やること」がなくなるので頭の中も整理されます。

★タスク管理ツール
タスクは定期的に繰り返したち、並び替えたりするので、デジタルで管理するほうがよいでしょう。
本書では、
Nozbe https://nozbe.com/ja/
Toodledo https://www.toodledo.com/
TaskChute https://cyblog.biz/pro/taskchute2/
が進められていますが、どれも有料だし、一長一短ありそう。

ぼくは、無料だし、日本語化されているので
https://trello.com
を使うことにしました。

クラウドで、
PC,スマホと連動していること
カード型で直感的にわかりやすいこと
クリックアンドドロップができるので、視覚的に理解しやすいこと
が理由です。

僕の場合、上記のインボックスを空にする、は当日のタスクの部分にして、TODOは別リストにしてtrelloにどんどんぶち込みます。

思いついた時に加えるために、スマホ環境は必須。

でToDOとタイトルをつけたリストを定期的に見直して、タスクに落としていくようにしています。

もう少し慣れててきたら、時間と場所を設定したタスクリストを作って

午前中オフィスにいる時
午後外出中にスマホしか使えない時
カフェなどノートパソコンを使える時
などにわけたリスト分けをしようと思います。